PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) Pending – Repeat Order

Pihak – Pihak Terkait

Internal

1. Key Account Department (Spv. Key Account)

2. Warehouse Department (Management Inventory Control)

3. Back Office Department (Sales Admin)

4. Delivery Division

5. PPIC

Eksternal

1. Toko

2. Perorangan

3. Organisasi

Prosedur Operasi PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) Pending – Repeat Order

Ø PO Pending harus dilaporkan kepada Spv. Key Accout.

Ø Pengajuan Retur ke Toko paling lama 5 hari kerja.

Ø Proses Cetak ulang kurang lebih 5 hari kerja.

Flow Prosedur PO Pending – Repeat Order

1. Pengecekan ketersedian stock ditoko

Ø Jika Stock di toko masih mencukupi, Spv. Key Account akan membuat surat pengajuan retur dengan berkoordinasi dengan MIC.

Ø Jika Stock tidak mencukupi, Spv. Key Account berkoordinasi dengan MIC untuk menganalisa apakah layak cetak ulang atau tidak, jika layak (diatas 15 % dari perbandingan Jumlah stock di toko dengan jumlah penjualan, dengan persentase retur dibawah 5 %) Spv. Key Account membuat Form Pengajuan Cetak Ulang.

2. Pembuatan Surat Pengajuan Retur

Ø Kepala Surat harus CDS.

Ø Disetujui oleh Menejer Pemasaran.

Ø Dibuat oleh Spv. Key Account.

Ø Diketahui oleh MIC

3. Pembuatan Form Pengajuan Cetak Ulang

Ø Pembuatan Form Cetak Ulang di dasarkan analisa penjualan, retur, dan permintaan dari konsumen.

Ø Form cetak ulang diserahkan ke Bagian PPIC dengan sepengetahuan Manager Pemasaran.

4. Mekanisme Cetak Ulang

5. Bagian PPIC akan memberi kabar kepada pada Bagian Key Account dan Gudang mengenai estimasi selesai cetak (berdasarkan SPK)

6. Pengajuan PO Pending menjadi PO repeat ke pada Bagian Gudang, setelah Spv. Key Account mengkonfirmasikan kepada pihak konsumen.

7. Selanjutnya mengikuti proses PO atau SP Repeat Order.

PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) – Repeat Order

Pihak – Pihak Terkait

Internal
1. Key Account Department (Spv. Key Account)
2. Warehouse Department (Management Inventory Control)
3. Back Office Department (Sales Admin)
4. Delivery Division
Eksternal
1. Toko
2. Perorangan
3. Organisasi

Prosedur Operasi PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) – Repeat Order

• Pesanan Pembelian Secara Konsinyasi dan Kredit hanya diterima dan ditangani oleh Department Key Account.

• Jika ada pesanan penjualan secara tunai, Pihak Key Account harus melimpahkan nya ke Bagian Direct Selling begitu juga sebalik nya.
• Dasar pembuatan PO adalah Pesanan dari Konsumen melalui Telepon; Web ID; Surat Pesanan Langsung dari Konsumen; Media Lain selain yang disebutkan di awal.
• PO bisa berupa Deskripsi Buku (Khusus Buku Baru), Print Out Web ID, Surat Pesanan dari Toko, dan Surat Pesanan CDS.
• PO dibuat oleh Department Key Account atas persetujuan Spv. Key Account.
• Hanya PO yang disetujui oleh Spv. Key Account, Pesanan nya dapat disiapkan oleh bagian Warehouse (Tanpa Persetujuan Spv. Key Account PO tidak dapat disiapkan).

Prosedur Operasi Faktur Pengiriman

• Hanya PO yang di Approved oleh Bagian Gudang yang dapat dibuat menjadi Faktur Pengiriman.

Prosedur Operasi Pencatan Kartu Stock

• Setiap Buku yang turun dari Rak untuk dikirm dan atau dijual, transaksi nya harus dicatat di kartu stock.

Flow Prosedur Operasi PO – Repeat Order
1. Pembuatan PO, dibuat oleh:

• Key Account
• Sales Promotion Officer
• Spv. Key Accout
• Staff Lain yang di tunjuk oleh Spv. Key Account atas persetujuan Manager Pemasaran.

2. Pengecekan stock di gudang

• Jika stock tersedia, PO bisa langsung disiapkan (Packing) oleh Inventory Officer (Internal Inventory Officer untuk wilayah Jabotabek, Expedition Inventory Officer untuk Wilayah Luar Kota).
• Jika stock tidak tersedia, PO dipending dan di laporkan ke Spv. Key Account mengacu pada Flow PO pending.
• Bila ternyata barang sudah dipesan sebelumnya (PO Repeat Double), pihak gudang berkordinasi dengan Spv. Key Account mengkonfirmasi apakah double PO atau tidak.
• Jika double, PO di Void, atas persetujuan Spv. Key Account dengan sepengetahuan Pihak Gudang dan Sales Admin.
• Pencatatan transaksi di kartu stock.

3. Pembuatan Faktur Pengiriman

• Paktur pengiriman dibuat berdasarkan PO yang sudah diapproved oleh pihak Gudang.
• Setiap Faktur harus dilampirkan Surat Pesanan (SP).

4. Pengecekan Faktur Pengiriman VS Packing oleh Bagian Gudang

• Faktur Pengiriman disesuaikan dengan PO yang sudah disiapkan
• Melakukan persiapan Loding Barang

5. Pengecekan Faktur Pengiriman VS PO oleh Spv. Key Account

• Jika ternyata tidak sesuai, Spv. Key Account berkoordinasi dengan Sales Admin dengan sepengetahuan Bagian Gudang untuk merefisi kesalahan pembuatan Faktur Pengiriman.
• Jika sudah sesuai dengan PO, Spv. Key Account menyerahkan Faktur Pengiriman ke Bagian Gudang.

6. Penjadwalan dan Loding Buku

• Pengelompokan Faktur Berdasarkan jadwal pengiriman.
• Hanya Faktur yang diapproved Spv. Key Account yang boleh diproses untuk dikirim.

7. Pengiriman Buku

• Jika tidak terkirim, Pengiriman pesanan buku di jadwal ulang atas sepengetahuan Spv. Key Account (jika memang bisa dibantu oleh Key Account untuk dikirim, pengiriman biasa dilakukan atas persetujuan Spv. Key Account).
• Jika terkirim, Faktur Pengiriman di cek oleh Pihak Gudang yang selanjutnya di serahkan ke Sales Admin untuk di jadikan tagihan.

8. Penginputan Data Transaksi

Langkah LogIn Ke B2B WEB EDI - Gramedia

Untuk membuka website B2B WEB EDI – Gramedia, pertama anda harus login di alamat http://gramedia.b2b.com.my/esupplier/pages/main/main.do berikut tampilan menu login B2B WEB EDI – Gramedia.

Pada menu login, terdapat 3 kolom yang harus Anda isi untuk bisa masuk ke B2B WEB EDI – Gramedia, yakni kolom Identitas Perusahaan, kolom Identitas Pengguna, dan kolom Kata Sandi. Berikut yang harus diisi pada menu login :

Identitas Perusahaan : TAMACON

Identitas Pengguna : CARE

Kata Sandi : care812 (harus huruf kecil semua)

Jika sudah diisi semua klik tombol ,tampilan menu utama B2B WEB EDI – Gramedia sebagai berikut :

Menggunakan Gmail dengan Outlook Express

Outlook Express

Persiapan

Pertama kali yang harus disiapkan untuk menggunakan Outlook Express dengan Gmail, antara lain:

1. Mengaktifkan POP anda di Gmail, dan jangan lupa untuk mengklik tombol Save Changes jika sudah selesai.

• Sign in di akun Gmail anda.
• Klik Pengaturan di bagian atas halaman Gmail

• Klik Forwarding and POP/IMAP.

• Enable POP for all mail dan Enable POP for mail that arrives from now on. Pilih tindakan yang Anda inginkan setelah email di Gmail Anda diambil melalui akses POP.

• Setelah selasai, klik tombol Save Changes

2. Mengkonfigurasi Outlook Express di komputer Anda .

• Buka Outlook Express di komputer anda.
• Klik menu Tools, dan pilih Accounts...
• Klik Add, dan kemudian klik Mail...

• Masukan Nama Anda di Display name: dan kemudian klik Next.
• Masukan Alamat lengkap Email anda (username@gmail.com) di Email address: kemudia klik Next. Atau masukkan alamat lengkap Anda dalam format “username@your_domain.com”.

• Masukkan pop.gmail.com dalam kolom Incoming mail (POP3, IMAP atau HTTP) server: Masukkan smtp.gmail.com dalam kolom Outgoing mail (SMTP) server:

• Klik Next.
• Masukkan alamat lengkap email anda(termasuk '@gmail.com' atau '@your_domain.com') di dalam kolam Account name:. Masukan Kata Sandi email anda di kolom Password: dan klik Next.

• Klik Finish.
• Block pop.gmail.com di bawah kolom Account, dan lalu klik Properties.

• Klik Advanced tab.
• Isi informasi berikut:*

Ø Centang di kotak sebelah This server requires a secure connection (SSL) dibawah baris Outgoing Mail (SMTP).

Ø Masukan angka 465 di kolam Outgoing mail (SMTP):

Ø Dibawah baris Outgoing Mail (SMTP), centang kotak disebelah This server requires a secure connection (SSL).

Ø Dibawah baris Incoming mail (POP3), centang kotak di sebelah This server requires a secure connection (SSL). Port nya di rubah menjadi 995.

* ) Urutan Outgoing dan Incoming mail server bervariasi menurut versi dari POP Client yang digunakan. Pastikan Anda memasukkan informasi yang benar di setiap versi POP Client nya.

• Klik OK.

Verified Setting

Jika POP tidak berfungsi sebagaimana mestinya, pastikan bahwa pengaturan Anda persis sama dengan yang tercantum di bawah ini. Bahkan perbedaan sekecil mungkin dapat mencegah layanan POP Gmail berfungsi dengan baik.

E-Mail Accounts tab

Your Name:	(opsinonal)
E-mail address:	(alamat email anda, termasuk '@gmail.com')
User Name:	(alamat email anda, termasuk '@gmail.com')
Password:	(kata sandi gmail anda)
Remember password:	(opsinonal)
Log on using Secure Password Authentication:	disabled
Incoming mail server (POP3):	Pop.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP):	smtp.gmail.com

Outgoing Server tab

My outgoing server (SMTP) requires authentication:	enabled
Use same settings as my incoming mail server:	enabled

Advanced tab

Incoming server (POP3):	995
This server requires a secure connection (SSL)	enabled
Outgoing server (SMTP):	465 atau 25
This server requires a secure connection (SSL)	enabled
Server Timeouts	(Lebih dari 1 menit, default nya 5 menit)
Leave a copy of messages on the server	disabled

Link