PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) – Repeat Order

Pihak – Pihak Terkait

Internal
1. Key Account Department (Spv. Key Account)
2. Warehouse Department (Management Inventory Control)
3. Back Office Department (Sales Admin)
4. Delivery Division
Eksternal
1. Toko
2. Perorangan
3. Organisasi

Prosedur Operasi PO (Purchase Order) atau SP (Surat Pesanan) – Repeat Order

• Pesanan Pembelian Secara Konsinyasi dan Kredit hanya diterima dan ditangani oleh Department Key Account.

• Jika ada pesanan penjualan secara tunai, Pihak Key Account harus melimpahkan nya ke Bagian Direct Selling begitu juga sebalik nya.
• Dasar pembuatan PO adalah Pesanan dari Konsumen melalui Telepon; Web ID; Surat Pesanan Langsung dari Konsumen; Media Lain selain yang disebutkan di awal.
• PO bisa berupa Deskripsi Buku (Khusus Buku Baru), Print Out Web ID, Surat Pesanan dari Toko, dan Surat Pesanan CDS.
• PO dibuat oleh Department Key Account atas persetujuan Spv. Key Account.
• Hanya PO yang disetujui oleh Spv. Key Account, Pesanan nya dapat disiapkan oleh bagian Warehouse (Tanpa Persetujuan Spv. Key Account PO tidak dapat disiapkan).

Prosedur Operasi Faktur Pengiriman

• Hanya PO yang di Approved oleh Bagian Gudang yang dapat dibuat menjadi Faktur Pengiriman.

Prosedur Operasi Pencatan Kartu Stock

• Setiap Buku yang turun dari Rak untuk dikirm dan atau dijual, transaksi nya harus dicatat di kartu stock.

Flow Prosedur Operasi PO – Repeat Order
1. Pembuatan PO, dibuat oleh:

• Key Account
• Sales Promotion Officer
• Spv. Key Accout
• Staff Lain yang di tunjuk oleh Spv. Key Account atas persetujuan Manager Pemasaran.

2. Pengecekan stock di gudang

• Jika stock tersedia, PO bisa langsung disiapkan (Packing) oleh Inventory Officer (Internal Inventory Officer untuk wilayah Jabotabek, Expedition Inventory Officer untuk Wilayah Luar Kota).
• Jika stock tidak tersedia, PO dipending dan di laporkan ke Spv. Key Account mengacu pada Flow PO pending.
• Bila ternyata barang sudah dipesan sebelumnya (PO Repeat Double), pihak gudang berkordinasi dengan Spv. Key Account mengkonfirmasi apakah double PO atau tidak.
• Jika double, PO di Void, atas persetujuan Spv. Key Account dengan sepengetahuan Pihak Gudang dan Sales Admin.
• Pencatatan transaksi di kartu stock.

3. Pembuatan Faktur Pengiriman

• Paktur pengiriman dibuat berdasarkan PO yang sudah diapproved oleh pihak Gudang.
• Setiap Faktur harus dilampirkan Surat Pesanan (SP).

4. Pengecekan Faktur Pengiriman VS Packing oleh Bagian Gudang

• Faktur Pengiriman disesuaikan dengan PO yang sudah disiapkan
• Melakukan persiapan Loding Barang

5. Pengecekan Faktur Pengiriman VS PO oleh Spv. Key Account

• Jika ternyata tidak sesuai, Spv. Key Account berkoordinasi dengan Sales Admin dengan sepengetahuan Bagian Gudang untuk merefisi kesalahan pembuatan Faktur Pengiriman.
• Jika sudah sesuai dengan PO, Spv. Key Account menyerahkan Faktur Pengiriman ke Bagian Gudang.

6. Penjadwalan dan Loding Buku

• Pengelompokan Faktur Berdasarkan jadwal pengiriman.
• Hanya Faktur yang diapproved Spv. Key Account yang boleh diproses untuk dikirim.

7. Pengiriman Buku

• Jika tidak terkirim, Pengiriman pesanan buku di jadwal ulang atas sepengetahuan Spv. Key Account (jika memang bisa dibantu oleh Key Account untuk dikirim, pengiriman biasa dilakukan atas persetujuan Spv. Key Account).
• Jika terkirim, Faktur Pengiriman di cek oleh Pihak Gudang yang selanjutnya di serahkan ke Sales Admin untuk di jadikan tagihan.

8. Penginputan Data Transaksi